Opgavestyring i Task
Frister fra hele virksomheden
Når eleven møder ind, er Task stedet, hvor dagens arbejde står. Her ligger opgaverne fra underviseren, de ordrer fra webshoppen og de kundehenvendelser fra kundeservicesystemet SimDesk, som eleven skal tage sig af, og så de faste opgaver, som Task opretter automatisk, fx momsindberetning eller betaling af regninger.
5
Systemer, der opretter opgaver
4
Prioritetsniveauer
3
Faner til ordrer, tickets og opgaver
4
Kategorier af faste opgaver
Hvad Task bruges til
Elevens egne opgaver
Opgaver, frister og fordeling
Underviseren sender en opgave, eleven holder øje med fristen og markerer den som færdig, når den er løst. Ordrer fra webshoppen og tickets fra SimDesk, som er fordelt til eleven, finder eleven under Tildelt til mig.
Visninger
Dagsplan
Indbakke, datolister og tavle
I dag · 4 opgaver
Mandag 4. majIndberet moms Q1 til SKAT
Auto fra SKAT
Send kreditor-betalinger via Nordbank
Auto fra Expense
Genbestil DeWalt-bor (2 stk på lager)
Auto fra Forhandler
Gennemgå udkast til forårsudsalg
Auto fra Klaviyo
-
Indbakke
Her lander nye opgaver, også dem fra underviseren. Med ⌘K kan eleven søge i alle opgaver.
-
I dag
Opgaver med frist i dag, som skal nås, før eleven går hjem.
-
Kommende
De næste dages frister, dato for dato.
-
Færdige
Afsluttede opgaver, sorteret efter dato.
-
Tildelt til mig
Tre faner med elevens ordrer fra webshoppen, tickets fra SimDesk og opgaver.
-
Tavle
En kanban-tavle, hvor eleverne selv bestemmer kolonner, statusser og afdelinger, og hvor opgaver kan samles i projekter.
Opgaven
Opgavens felter
Status, prioritet, frist, ansvarlige
Titel, status og prioritet skal en opgave have, mens beskrivelse og forfaldsdato er valgfri. Skal den gentages hver uge, sætter eleven et interval, og hører den til et projekt, vælges det på opgaven.
Er det et arbejde for to, kan opgaven tildeles flere kolleger via e-mail, og så aftaler de resten i kommentarerne. Markeres opgaven som færdig, flytter den over i Færdige.
Status
Åben · I gang · Færdig · Arkiveret, plus egne statusser på tavlen.
Prioritet
Kritisk · Høj · Mellem · Lav.
Forfaldsdato
Valgfri dato uden klokkeslæt.
Gentagelse
Daglig · hverdag · ugentlig · hver 2. uge · månedlig · årlig.
Tildeling
Én eller flere kolleger via e-mail.
Beskrivelse
Op til 4.000 tegn med enkel formatering.
Kommentarer
Tråd pr. opgave til koordinering.
Projekt
Hører til ét projekt eller Indbakke.
Automatiseringer
Faste opgaver
Automatisk fra biblioteket
Task har et bibliotek med skabeloner til faste opgaver. Slår I en skabelon til, oprettes opgaverne regelmæssigt, og så skal I ikke selv huske at give eleverne de faste opgaver hver uge. Skabelonerne er delt i Drift, Salg, Økonomi og Marketing, fx Daglig drift, Bank og likviditet eller Kampagner og nyhedsbreve. Nogle af dem kræver data fra andre Simulant-systemer.
Bibliotek af skabeloner
Færdige skabeloner i kategorierne Drift, Salg, Økonomi og Marketing, fx 'tjek bank-saldo dagligt' eller 'gennemgå moms-deadlines ugentligt'.
Interval pr. regel
Hver regel kører dagligt, ugentligt eller månedligt på et fast tidspunkt.
Manuel kørsel
Skal opgaverne ud nu og ikke først i morgen, trykker I på 'Generér nu', og så kører alle aktive regler med det samme.
Kørselslog
Kørselsloggen viser status for hver kørsel, hvor mange opgaver der blev oprettet, og om der kom fejlbeskeder.
Pause og aktivér
En regel kan slås fra i en periode uden at blive slettet.
Egen vejledning
Opgaverne formuleres af en AI, og I kan tilpasse dens vejledning pr. regel, så opgaverne passer til virksomheden.
Integrationer
Integrationer
Fem Simulant-systemer
Task læser data fra fem andre Simulant-systemer og laver hændelser derfra om til konkrete opgaver. Falder saldoen i banken, eller nærmer en momsfrist sig, opdager Task det og opretter en opgave.
Nordbank
Netbanken. Task opdager negativ saldo, lav saldo (under 1.000 kr) og fejlede betalinger og opretter kritiske opgaver om at betale, flytte penge eller kontakte banken.
SKAT
Simulants udgave af TastSelv Erhverv. Task finder forfaldne momsindberetninger og frister, der er under 7 dage væk, og opretter opgaver om at indberette eller betale.
Forhandler
Indkøb hos forhandlerbutikker. Task tjekker for refusionsanmodninger og lavt lager og opretter opgaver om at behandle returer eller bestille varer hjem.
Simulant Klaviyo
E-mailmarketing. Task følger nyhedsbrevskampagner og opretter opgaver ved lav åbningsrate, eller når en udsendelse venter på godkendelse.
Simulant Expense
Virksomhedens regninger. Task minder om leverandørfakturaer, der nærmer sig forfald, så de bliver betalt, før der kommer rykkere.
Selve arbejdet foregår stadig i de andre systemer, for Task ændrer ikke noget der. En betaling laver eleven i Nordbank, og bagefter lukker eleven opgaven i Task.
Workspaces & roller
Workspaces
Fælles og private
Klassen eller skolen kan dele et workspace, altså en fælles opgaveliste, og hver elev har desuden sit eget private workspace, Mine opgaver. Holdene opretter I i Console, som er underviserens administration, og rollerne bestemmer, hvad hvert medlem kan.
Ejer
Fuld adgang, kan slette workspace, ændre indstillinger og tildele roller.
Admin
Administrerer medlemmer og integrationer, men kan ikke slette workspace.
Medlem
Opretter, redigerer og afslutter opgaver og kan kommentere på alt.
Læser
Kan se og søge i opgaver, men ikke ændre noget.
Book en demo af Task
Vi viser jer en elevs indbakke med tildelte ordrer og tickets, tavlen og de faste opgaver, som Task opretter automatisk.